Comment structurer la vie interne de son organisation ? Comment mobiliser et embarquer son équipe autour de sa mission et de sa vision ? Un collectif s’organise pour accomplir sa raison d’être. Pour ce faire, nous avons besoin d’outils. Chez Dynamo, l’entente de collaboration en est un.

 « Seul.e on va plus vite, mais ensemble on va plus loin »

En tant que facilitatrice de groupes et conseillère stratégique chez Dynamo, je constate qu’« aller plus loin ensemble » peut être un défi pour de nombreuses équipes. Inconforts, frustrations et tensions, éléments communs au travail d’équipe, nous donnent parfois envie d’avancer seul·e, quitte à aller moins loin. Mais la nature humaine est grégaire et nous avons besoin des autres ! Nous avons une volonté de travailler en équipe.

J’aime bien comparer ce paradoxe aux hérissons. Ils ont besoin des uns des autres pour se garder au chaud. En même temps, leurs épines peuvent être blessantes. Si les hérissons ne peuvent enlever leurs épines, nous pouvons, de notre côté, rendre le « être » et le « faire » ensemble moins difficile en intégrant certains outils dans notre fonctionnement collectif.

La science derrière le développement d’une équipe: le modèle de Tuckman

Plusieurs chercheur·euse·s se sont penché·e·s sur les différentes phases du développement d’une équipe. L’un d’entre elleux, le Docteur Bruce Tuckman, les a regroupées en quatre étapes: forming (la constitution), storming (la tension), norming (la normalisation) et performing (l’exécution).

Modele de Tuckman

  1. La constitution: les membres d’une équipe se rencontrent, apprennent à se connaître à travers des échanges (souvent plus superficiels). Ils et elles découvrent où se situer l’un·e par rapport aux autres. Chacun·e tente de trouver sa place. C’est habituellement une période d’extrême politesse.
  2. La tension: les divergences commencent à émerger. Les différences de valeurs et d’opinions créent des moments sensibles. Tous et toutes (ou certain·e·s) tentent de se faire entendre. C’est une phase délicate, surtout pour des équipes qui manquent d’outils pour naviguer parmi les tensions. Cette phase peut avoir un effet majeur sur la cohésion d’équipe. Elle agit comme la porte d’entrée vers la normalisation.
  3. La normalisation: l’équipe se structure. Elle se donne des manières de faire et d’être pour accomplir sa raison d’être. Cette troisième phase peut être inconfortable. Elle implique de comprendre les besoins individuels pour trouver un consensus et créer un milieu où les membres de l’équipe se sentent à l’aise de fonctionner. C’est dans cette phase que les attentes et limites de chacun·e se clarifient. Un moment qui demande une certaine connaissance de soi et une ouverture aux autres.
  4. La production: le groupe accomplit efficacement le travail qui l’unit. La collaboration devient un moteur. Elle permet à l’équipe d’être au service de sa mission. Cela ne veut pas dire qu’il y a absence de tensions et de conflits. Mais le groupe a la structure nécessaire pour naviguer dans la complexité du travail d’équipe. Les objectifs peuvent être atteints sans être constamment ralenti par des défis.

De la théorie à la pratique

Soutenir la normalisation dans une équipe en constant changement

Chez Dynamo, soutenir la phase de normalisation passe, entre autres, par une entente de collaboration, un outil précieux pour permettre à l’équipe d’être au service de la mission tout au long de l’année. Revue chaque année, cette entente répond à une question : « comment souhaitons-nous fonctionner collectivement pour être au service de notre vision et de notre mission ? ». En d’autres mots, la mission et la vision de l’organisation sont le « quoi », l’entente de collaboration est le « comment ».

Créer sa propre entente

Dépendamment des groupes, la création d’une entente de collaboration peut aborder différents points : les valeurs qui nous sont précieuses, les conditions dans lesquelles nous souhaitons travailler ensemble, les permissions que nous nous donnons ou encore les éléments dont il faut prendre soin. On peut également y parler de fonctionnement, de communication, de mode de prise de décision et de responsabilités partagées. Si la vision est notre destination, la mission en est le mode de transit et l’entente de collaboration la manière dont nous souhaitons voyager ensemble.

Une entente de collaboration est un processus qui soutient le travail collectif. Chez Dynamo, nous la revoyons annuellement. Pourquoi ? Parce que les années se suivent et ne se ressemblent pas. Parce que l’équipe change. Parce qu’enfin, cela nous sert de rituel pour voir comment nous avons fonctionné l’année dernière et comment nous voulons fonctionner pour l’année qui commence.

L'entente de collaboration de Dynamo

En septembre dernier, l’équipe Dynamo s’est lancée dans l’élaboration de son entente de collaboration pour 2020-2021. Compte tenu de la situation en 2020, où incertitudes et changements sont présents dans presque toutes les sphères de notre travail, la création de cette entente était particulièrement importante.

Trouver les ressources en interne

Je me suis d’abord assise avec une collègue pour une première tempête d’idées. Contrairement à moi, cette collègue avait déjà vécu la création d’ententes précédentes. Ensemble, nous nous sommes posées quelques questions : quelles sont les différences majeures depuis l’année dernière ? De quoi devons-nous prendre soin ? Qu’est-ce qui manquait par le passé ? 2020-2021 nous semblait être une année pleine de surprises et de complexité. Continuer sa mission devenait alors synonyme d’aventure.

Ce mot, « aventure », a été le point de départ de ce qui allait inspirer tout le processus de création. Du latin « adventura » qui signifie « ce qui doit arriver », il a permis de dessiner un plan d’animation pour inviter le reste de l’équipe à imaginer l’entente de collaboration.

L’importance de la co-création

Nos pratiques nous amènent souvent à amorcer un processus avec un moment pour explorer et oser sortir du cadre, un moment que l’on appelle « de divergence ». Pour l’entente de collaboration, il s’est déroulé en plusieurs étapes:

  1. Chaque membre de l’équipe a été invité·e à se rappeler une aventure vécue avec d’autres personnes. Une fois identifiée, ils·elles ont écrit sur des cartons les éléments ayant contribué à son succès. L’équipe s’est ensuite divisée en sous-groupes pour partager ces récits. Ce fût un moment de connexion fort, dépassant l’intention première de l’exercice.
  2. Les membres devaient ensuite marcher à travers les différents cartons. Chacun·e était invité·e à choisir deux ou trois éléments les interpellant pour, ensuite, en discuter avec un·e collègue. Il fallait alors expliquer pourquoi les éléments choisis étaient importants pour elleux. Une manière de faire de la « pollinisation ». Utilisé dans le domaine de la facilitation de groupe, ce terme désigne un mélange d’idées dont le but est l’émergence de nouvelles réflexions et la découverte de ce qui s’est dit dans les autres groupes.
  3. L’équipe s’est ensuite assise en cercle. Spontanément, toutes et tous ont partagé ce qu’ils·elles ont observé, ce qu’il leur semblait être commun entre elleux. « Amour », « prendre soin », « rire » et « plaisir » sont ressortis à plusieurs reprises. Tranquillement, nous convergions vers des éléments constituants pour notre entente de collaboration.
  4. Pour la dernière étape de cette session, chacun·e était invité·e à écrire quelques phrases commençant par « Pour l’année qui vient, je m’engage à…. ». Une était lue à haute voix. L’entente de collaboration n’était pas encore rédigée, mais elle commençait à prendre forme.
  5. Avant de conclure officiellement la session, un dernier espace pour recueillir les réactions ou demandes a permis à l’une des membres de l’équipe de lancer une idée. Et si, cette année, l’entente de collaboration prenait la forme d’une métaphore. L’image des abeilles avait été présente lors de nos deux journées d’équipe. C’est donc sur cette métaphore que nous avons continué le processus de création.

 

Transformer les idées en une proposition concise et représentative

Notre objectif était de créer une entente de collaboration d’environ cinq à sept points significatifs pour tous·tes. Nous avons alors utilisé le principe du nuage de mots pour voir ce qui en ressortait. Nous avons ensuite rassemblé les idées en thèmes. Nous avons vite intégré la métaphore des abeilles qui est venue ajouter un côté imagé à notre document final. Pour rendre le tout encore plus attrayant, nous avons fait appel à notre coordonnatrice aux communications pour élaborer un visuel. Finalement nous avions, avec beaucoup de fierté, une entente de collaboration à proposer à l’équipe.

La dernière étape était de recevoir les commentaires de l’équipe. Chacun·e pouvait nommer les éléments flous ou non représentatifs. Le but n’était pas de requestionner le tout, mais de voir si le document créé collectivement suscitait l’adhésion. Après quelques modifications, nous avions enfin notre entente de collaboration pour les douze prochains mois.

 

Entente de collaboration de Dynamo

Une entente n’est utile que si elle reste vivante

Mission accomplie ? Oui, en partie ! À partir de l’accord de toutes et de tous, il reste à s’assurer que cette entente de collaboration reste vivante tout au long de l’année. Différentes façons ont été proposées :

  • Mettre l’entente de collaboration en fond d’écran pour la voir chaque jour
  • Renommer nos salles de travail avec les noms de chaque énoncé de notre entente
  • À la rencontre d’équipe hebdomadaire, chacun·e est invité·e à nommer comment il·elle a fait vivre l’entente.
  • Le comité social de Dynamo utilise cinq des six énoncés pour sonder l’équipe sur leurs besoins du moment

Cette entente nous accompagne chaque jour et continuera de le faire pendant les prochains mois. Au sein de l’équipe, elle nous sert de cap. Elle est autant un rappel de nos valeurs communes que de la force du collectif. La faire vivre c’est faire vivre la cohésion d’équipe et montrer que, oui, ensemble, on va plus loin.

Annick Davignon, conseillère stratégique chez Dynamo