L’évaluation : 6 étapes pour plus d’impact

Chez Dynamo, on aime dire qu’évaluer c’est poser les bonnes questions aux bonnes personnes et au bon moment en fonction de ce que l’on veut savoir. Mais pourquoi chercher à poser de bonnes questions ? Et à quoi sert vraiment l’évaluation ?

L’évaluation est « l’appréciation systématique de la conception, de la mise en œuvre ou des résultats d’une initiative pour des fins d’apprentissage ou de prise de décision. » (Société canadienne d’évaluation, 2015). En d’autres mots, elle est un incontournable lorsque l’on souhaite connaitre la valeur de quelque chose, que cela soit un changement, un projet, un service, une activité, un processus ou encore un rôle. Elle permet de faire des apprentissages pour éclairer la prise de décision, ajuster les stratégies d’actions, mobiliser partenaires et citoyen·nes, communiquer les avancées de la démarche menée et donner de la visibilité au projet, à l’organisation et/ou au collectif.

Avant de plonger dans les étapes de la démarche évaluative, revenons sur les trois grands principes qui guident l’approche évaluative :

·  Principe 1 : l’adoption de pratiques d’évaluation participatives
Les parties prenantes de la démarche évaluative sont soutenues et accompagnées afin qu’elles soient activement engagées dans la mise en œuvre de la démarche en fonction de leurs intérêts, expertises et disponibilité. Le comité de pilotage de la démarche d’évaluation, la cocréation d’outils de collecte, la collecte et l’analyse collective des données sont des exemples d’implication possibles.

· Principe 2 : le renforcement des pratiques évaluatives
L’évaluation est un exercice accessible à tous et toutes. Et comme toute chose, la pratique permet de développer autonomie et agilité. Les personnes impliquées dans la planification et la mise en œuvre de l’évaluation ont, pour cette raison, l’occasion de renforcer leurs compétences évaluatives. De courtes périodes de transfert de contenus théoriques peuvent aussi être intégrées au processus d’accompagnement.

· Principe 3 : le respect du rythme et des besoins du milieu
Tout au long de l’accompagnement, une attention particulière est portée à respecter les besoins du milieu et les capacités des partenaires impliqué·es (rythme, disponibilité et réalisme du processus d’évaluation mis de l’avant).

La démarche évaluative se compose de 6 étapes clés que nous avons modélisées chez Dynamo par ce que nous appelons la « boucle évaluative ».

1. Création d’un comité d’évaluation : la démarche démarre généralement avec la mise en place d’un noyau de personnes prêtes à piloter le processus. On appelle généralement ce groupe le « comité d’évaluation ».
2. Identification des questions d’évaluation : le comité est en charge de planifier la démarche et d’élaborer le cadre d’évaluation. Pour ce faire, il cherche d’abord à cerner les principales questions d’évaluation à retenir pour ensuite identifier les outils de collecte.
3. Conception des outils et collecte des données : La conception et la collecte peuvent s’actualiser et permettre la récolte d’informations.
4. Analyse des données et synthèse des résultats : les informations collectées sont croisées, analysées, catégorisées, interprétées et formulées en recommandations.
5. Planification de la communications et diffusion des résultats : des rapports de divers format (version synthèse, détaillée, etc.) et des rencontres collectives sont élaborées pour communiquer et utiliser les résultats, apprentissages et recommandations.
6. Bilan de la démarche : le bilan de la démarche permet de cerner les bons coups et les améliorations à apporter à une telle démarche évaluative.

Pour que la démarche évaluative se déroule bien, il est important d’impliquer les bonnes personnes, au bon moment, afin de répondre aux grandes questions d’évaluation choisie lors de l’étape de la planification de l’évaluation. Si un nombre restreint de personnes sont impliquées au sein d’un comité d’évaluation (créé lors du démarrage de la démarche), un plus grand nombre sont consultées lors de la phase de collecte de données et dans le cadre de rencontres d’analyse collective. D’autres encore sont sensibilisées aux résultats et apprentissages issus de l’évaluation grâce aux activités et outils de diffusion. Les apprentissages sont ensuite réinvestis pour ajuster les pratiques des parties prenantes et utilisateurs et le projet.

Pour qu’une démarche d’évaluation participative soit réussie, il est important de réunir quatre conditions favorables qui parlent toutes d’un acteur majeur : le collectif.

1ère condition favorable : la volonté du collectif pour faire de l’évaluation participative

Le collectif identifié doit se composer d’un noyau de personnes prêtes à s’investir dans une telle démarche. Elles doivent être disposées à faire voir l’évaluation comme un outil d’apprentissage en continu au sein de leur milieu et à mettre l’effort pour s’approprier les notions et concepts en évaluation. Une fois réunies, ces conditions sont une base solide pour lancer la démarche évaluative.

2ème condition favorable : la capacité du collectif à planifier une démarche d’évaluation participative

Le collectif planifie une démarche itérative et évolutive via de courtes boucles évaluatives adaptées à son contexte et à la capacité d’agir des parties prenantes du projet. Il a la capacité de miser sur la clarté des questions plutôt que sur leur quantité, ainsi que sur une collecte de données suffisantes pour chacune des boucles évaluatives prévues.

3ème condition favorable : la capacité du collectif à mettre en œuvre une démarche d’évaluation participative

Le collectif utilise des approches et des outils de collecte qui respectent la dynamique du milieu et qui stimulent la participation des parties prenantes concernées. Au besoin, il sait ajuster la démarche.

4ème condition favorable : la capacité du collectif à réinvestir et mettre en valeur les apprentissages

Le collectif créé des moments de partage créatifs, inspirants et rassembleurs pour mener l’analyse des résultats et faire rayonner ses apprentissages. Il participe activement au partage de pratiques tant au sein de son territoire qu’avec d’autres quartiers.

Envie d’en savoir plus sur l’évaluation participative ? Nous avons récemment crée un guide d’accompagnement qui recense quelques outils, exemples et exercices utiles pour mener une démarche d’évaluation participative. Il s’adresse à tout groupe de personnes qui souhaite tirer des apprentissages afin de faire évoluer les pratiques organisationnelles et collectives.

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