La planification stratégique en 5 étapes

Dans une organisation, un regroupement ou même un territoire, une planification stratégique est essentielle pour se projeter dans l’avenir. Elle permet autant de guider l’action vers l’impact recherché que de rassembler les parties prenantes autour d’une vision commune. Lorsque bien amorcée et suivie, cette démarche est un formidable outil pour mobiliser et engager autour de la mise en œuvre de projets identifiés. Pour se poser les bonnes questions, nous avons développé au fil de notre expérience un processus en cinq boucles. Des étapes clés incontournables pour qui souhaite se lancer dans une planification stratégique.

Avant de se lancer dans le processus, la mobilisation de toute personne concernée est fondamentale. La pratique nous montre que lorsque la planification stratégique est perçue comme une opportunité de rêver grand, elle devient un levier de développement plus engageant et stimulant. Une démarche de planification stratégique a ainsi tout avantage à être mobilisante, appréciative et orientée vers une vision d’avenir et de changements inspirants. Et pour se faire, il faut se poser les bonnes questions au bon moment.

Les 5 étapes d’une planification stratégique réussie

Prendre soin du démarrage d’une planification stratégique est une condition sine qua non. Il importe ici de créer un comité de pilotage, d’identifier le processus et de convenir de quelques principes de travail collaboratifs autour de cinq étapes clés.

1. La vision et le changement
   Le chemin à travers les boucles de la planification stratégique s’enclenche par celle de la vision – changements. La vision se définit par un énoncé clair, concis et inspirant. L’identifier crée généralement beaucoup d’enthousiasme, un levier essentiel pour stimuler l’engagement des parties prenantes. Si elle est déjà identifiée, il ne reste qu’à la faire vivre auprès des personnes concernées. Une fois validée, la vision devient la référence pour déterminer les changements que l’on souhaite voir arriver d’ici 3 à 5 ans et qui permettront de cheminer vers elle  tout en transformant la situation actuelle de l’organisme, du regroupement et/ou du territoire. Ces changements représentent les effets recherchés à moyen terme. S’ils sont déjà identifiés, il ne vous reste qu’à vous assurer collectivement de leur pertinence. Et  s’il y a lieu, prenez soin de faire les ajustements nécessaires.
2. Les actions influentes et projets porteurs
   Ces changements deviennent la référence pour prendre le chemin de la seconde boucle, celle des actions influentes et projets porteurs. Il s’agit ici d’identifier les actions en cours et celles à créer pour que les changements se produisent. Une fois fait, il est utile de pousser l’exercice par une analyse transversale des actions retenues pour mesurer lesquelles ont le potentiel de se renforcer mutuellement et donc d’être regroupé de façon à former un ou plusieurs projets porteurs. Faire ça, c’est miser sur la synergie des actions pour réduire l’effort vers l’effet recherché.
3. Le mode de fonctionnement
   La vision, les changements, les actions et les projets porteurs sont les principaux repères du plan stratégique. Ils sont nécessaires pour mener la troisième boucle, celle du mode de fonctionnement. C’est alors le moment d’identifier comment s’organiser pour garder collectivement le cap sur les changements. On parlera ici notamment de structure, de mode de gestion et de prise de décision.
4. Le démarrage de la mise en œuvre
   Ce mode de fonctionnement devient la référence pour lancer la quatrième boucle, le démarrage de la mise en œuvre. Il s’agit de créer les équipes projet, de clarifier les projets pour créer les premiers plans de match opérationnels. Ici on organise le travail sur du court terme, histoire de se permettre de bien conjuguer avec l’environnement toujours en mouvement.
5. Le suivi de la mise en œuvre
   Une fois le plan de match fait, on entre dans la cinquième boucle, le suivi de la mise en œuvre. Le travail se réalise avec des suivis évaluatifs et des focus évaluatifs sur des objets spécifiques de façon à adapter l’action en cours de route et ainsi garder le cap sur les changements. C’est pourquoi, tout au long de la mise en œuvre, les apprentissages captés sont vus comme une information clé à réinvestir.

Il existe une multitude de méthodes pour animer ces différentes boucles. Peu importe celles utilisées, il est primordial à chaque fois de se demander quelles sont les parties prenantes à informer, consulter et impliquer dans l’action et la décision. Un leadership partagé, une posture appréciative, des processus de prise de décision définis et une communication claire et constante sont aussi des incontournables sur lesquelles miser pour réussir tant le processus de planification que la mise en œuvre du plan qui en découle.

L’accompagnement façon Dynamo

Chez Dynamo, nous proposons trois méthodes : le marathon, le sprint et le hors-piste. Variable dans le temps, chacune s’adapte à la réalité des parties prenantes en fonction du temps et des ressources mobilisables.

Parcours 1: Le marathon
Si vous souhaitez mobiliser un grand nombre d’acteurs et d’actrices et maximiser les apprentissages en cours de processus.
Le marathon comprend plusieurs rendez-vous consultatifs et rencontres d’analyse. Il se déroule sur une période allant de 9 à 12 mois.

Parcours 2: Le sprint
Si vous préférez travailler plus rapidement avec un noyau d’acteurs et d’actrices clés.
Le sprint est un trois jours intensif de prototypage des principaux repères stratégiques. Cette proposition est ensuite partagée lors d’une consultation auprès d’un public élargi. Les commentaires alors récoltés deviennent une référence pour finaliser et mettre en œuvre le plan stratégique. Le sprint se déroule sur une période de 3 à 4 mois.

Parcours 3: Le hors-piste
Si vous n’êtes pas certain·e que votre contexte permet de lancer une démarche complète de planification stratégique.
Le hors-piste permet d’avancer prudemment lorsque les acteurs et actrices concerné·e·s ont besoin de vivre une réussite collective. Il s’agit ici de concentrer les efforts autour de la planification d’un seul projet. Le hors-piste se déroule sur une période de 2 à 3 mois.

Vous avez des questions sur ces parcours ? Contactez-nous à info@dynamocollectivo.com !