Suivre la mise en œuvre de vos projets avec le cadre Scrum

Vous avez certainement déjà entendu parler de l’Agilité, une approche de gestion de projet qui mise sur la collaboration, la transparence et l’inspection, et qui permet aux équipes de s’adapter en continu.

L’approche Agile propose plusieurs méthodes adaptées à différents contextes et projets. Cet article présente l’une de ces méthodes : le cadre de travail appelé « Scrum ». Plus précisément, nous allons nous intéresser aux différents rituels proposés par ce cadre de travail collaboratif pour structurer la mise en œuvre de vos projets.

Voici donc une proposition pour expérimenter une nouvelle façon de s’organiser, de se synchroniser, de s’engager, de s’ajuster, tout en prenant soin de l’expérience individuelle et collective.

Zoom sur le cadre Scrum et définitions

Scrum est un cadre de travail qui propose des processus, des rituels, des rôles et des outils qui amènent les équipes à faire preuve d’agilité. Attention, il ne s’agit pas d’une recette ! Au-delà d’une simple liste de méthodologies, l’agilité est une philosophie : elle nécessite une posture différente pour les membres de l’équipe et n’est pas appropriée à tous les projets.

Le cadre Scrum est pertinent pour tout projet collectif complexe dans lequel on veut se donner la chance de s’adapter et de rendre visible les choses pour s’ajuster en cours de route. Par exemple : votre processus de planification stratégique a fait émerger plusieurs projets porteurs ? Cette approche peut vous aider à structurer et à suivre leur mise en œuvre.

Avant toute chose, il faut savoir que le cadre Scrum propose de découper la réalisation d’un projet en « sprints », et d’utiliser des « carnets ». Voici donc quelques définitions de termes utiles pour la suite :

• Un sprint c’est : une période courte délimitée dans le temps (idéalement entre 2 à 4 semaines et toujours de la même durée), durant laquelle les différents collaborateur·trices travaillent sur un objectif détaillé et atteignable qui contribue à la réalisation du projet.
• Le carnet de projet c’est : un document contenant l’intention du projet et la liste de tout ce que l’on souhaite réaliser au cours du projet. Il liste les éléments (ici appelés items) nécessaires pour atteindre les objectifs, le tout classé par ordre de priorité.
• Le carnet de sprint c’est : un document contenant la liste des items sélectionnés dans le carnet de projet pour le sprint en cours.

Explorons maintenant quatre rituels du cadre Scrum.

Premier rituel Scrum : la planification de sprint

Intention : Planifier le travail à accomplir pour le prochain sprint

Quand : au début du sprint

AVANT de faire la planification du sprint

• S’assurer que le carnet de projet est à jour (est-ce que le carnet est complet, priorisé et estimé ?)
• S’intéresser à l’évolution de la stratégie de livraison du projet (est-ce qu’il y a des dates butoirs à venir ?)

PENDANT

• Rappeler à l’équipe-projet l’objectif de la planification.
• Sélectionner les items qui composeront le carnet de sprint et déterminer leurs critères d’acceptation (Comment saurons-nous que nous avons terminé cet item ? Que voulons-nous voir, lire ou démontrer à la fin du sprint pour cet item ?).
• Considérer la capacité de l’équipe.
• Identifier les tâches à faire pour réaliser chaque item du sprint.
• Identifier des personnes porteuses pour chaque item.
• Donner un nom au sprint si on le souhaite !

RÉSULTAT

• Un carnet de sprint prêt !
• Une stratégie de livraison mise à jour.

Deuxième rituel Scrum : la mêlée quotidienne

Intention : Permettre à l’équipe de se synchroniser sur les avancements et d’identifier les blocages (s’il y en a).

Quand : tous les jours, pour une durée maximum de 15 minutes.

AVANT

• Chaque membre de l’équipe se prépare à répondre aux 3 questions.

PENDANT

• Chaque membre de l’équipe répond aux 3 questions et met à jour en temps réel les tâches dans le carnet de sprint (le carnet de sprint distribuant les tâches en 3 colonnes : à faire / en cours / terminé) : 

1. Qu’est-ce que j’ai fait depuis la dernière mêlée ?

2. Qu’est-ce que je vais faire d’ici la prochaine ?

3. Est-ce que j’ai des bloqueurs (obstacles) ?

RÉSULTATS

• Compréhension commune de l’état de situation.
• Équipe synchronisée.
• Obstacles, enjeux et risques identifiés et partagés.

Troisième rituel Scrum : la revue de sprint

Intention : Faire un retour sur la planification de sprint et rendre visible (par une démo) les résultats des travaux réalisés pendant le sprint.

Il s’agit du seul rituel où les parties prenantes du projet peuvent être présentes.

Quand : à la fin du sprint, juste avant la rétrospective.

AVANT

• Inviter les membres de l’équipe à se préparer à rendre visible les avancements.
• Possibilité d’inviter des collaborateur·trices ou invité·es spéciaux·ciales.

PENDANT

• Rappeler l’objectif de la revue.
• Rappeler le nom du sprint (si applicable).
• Passer en revue chaque item (et non les tâches !) du carnet de sprint en réalisant une démonstration (rendre visible le résultat même si celui-ci est imparfait ou incomplet) et déterminer si les critères d’acceptation ont été rencontrés. Attention ! Il ne s’agit pas d’une reddition de compte, ni d’un atelier de travail.

• Ajuster le carnet de projet (si applicable).

RÉSULTATS

• Compréhension commune des divers avancements.
• Carnet de projet mis à jour.
• Considérations supplémentaires pour le prochain sprint.

Quatrième rituel Scrum : la rétrospective de sprint

Intention : Faire un retour sur l’expérience de l’équipe que ce soit concernant les processus de travail, les outils, les relations, etc., afin d’améliorer le quotidien de l’équipe, son fonctionnement.

Quand : à la fin d’un sprint, juste avant la planification du prochain.

AVANT

• Choisir l’outil le plus approprié pour faciliter la rétrospective (pas nécessaire de se réinventer sans cesse !). Ex. d’outil : l’étoile du changement, le speedboat

PENDANT

• Rappeler l’objectif de la rétrospective.
• Rappeler ou rendre visible le partage des apprentissages des sprints précédents.

• Prendre un moment de réflexion individuelle.

• Partager ensemble sur votre expérience du dernier sprint (référence aux processus, outils, relations, etc.).

RÉSULTATS

• Actions pour le prochain sprint (avec responsable si applicable).

Conclusion

Vous avez maintenant les outils pour expérimenter les rituels du cadre Scrum dans la phase de mise en œuvre de votre planification stratégique ou tout autre projet collectif. Il est possible que certains rituels vous parlent plus que d’autres, ou que votre contexte organisationnel appelle des adaptations. Tant mieux ! L’agilité commence justement par cette capacité à ajuster les outils à votre réalité plutôt que l’inverse.

Pour débuter, identifiez un projet en cours qui pourrait bénéficier de plus de synchronisation et de visibilité. Proposez à votre équipe de tester un premier sprint. Installez les rituels graduellement, observez ce qui fonctionne, parlez de ce qui bloque et ajustez lors de la rétrospective.

L’apprentissage se fait dans l’action et chaque sprint vous enseignera quelque chose de nouveau sur votre façon de collaborer. À travers cette pratique répétée, votre équipe développera sa propre agilité.

Pour aller plus loin

• Explorez nos autres outils pour développer vos pratiques collaboratives.

• Vous avez besoin de soutien pour la phase de mise en œuvre de votre plan d’action ou vous souhaitez un accompagnement pour expérimenter le cadre Scrum avec votre équipe ? Contactez-nous pour nous parler de vos besoins.