Bilan de fin d’année : évaluez votre robustesse

Nous vivons une ère de basculement. Le monde change constamment et devient de plus en plus imprévisible. La seule certitude est que les turbulences s’intensifieront et que les urgences et les fluctuations se multiplieront. Face à cette réalité, comment nos organisations peuvent-elles appréhender l’avenir ? Comment planifier dans l’incertitude ?

Olivier Hamant, biologiste spécialiste de la robustesse du vivant, nous souffle une réponse : « Dans un monde fluctuant, on ne planifie plus, on se prépare ».

Selon le chercheur, la robustesse nous permet de rester stable et viable malgré les fluctuations. En d’autres mots, cultiver la robustesse de notre organisation nous aide à définir notre zone de malléabilité pour faire face aux pressions extérieures.¹

En cette période propice aux bilans de fin d’année, nous vous proposons un processus collectif pour évaluer votre organisation à travers le prisme de la robustesse et ainsi mieux vous préparer à la suite.

3 notions clés de la robustesse

Pour cet exercice de bilan², nous nous appuierons sur trois notions clés qui fondent la robustesse organisationnelle.

– L’adaptabilité

C’est la capacité à accueillir l’imprévu devenu certain, mais inconnu.

– La coopération et la collaboration

Dans un monde en constante pénurie, on ne peut plus se permettre d’être en compétition. En nous appuyant sur la collaboration et l’intelligence collective, il est possible d’élever le regard, de les croiser pour arriver à faire une analyse systémique.

– Le respect des cycles (humains et naturels)

Le respect des cycles nous demande de renverser notre tendance à focaliser sur le résultat d’abord et plutôt se demander comment on peut prendre soin de notre milieu, notre territoire, de la communauté qui y vit, des interactions sociales et des humain·es qui composent notre organisation pour s’adapter à court terme et rester viable à long terme et, ensuite, cibler les objectifs souhaités.

Exercice pour évaluer votre robustesse en équipe

Cet exercice de bilan sous l’angle de la robustesse vous invite à prendre le temps de porter un nouveau regard sur le chemin parcouru au cours des derniers mois et d’en tirer des apprentissages.

→ Temps estimé : nous vous suggérons de prendre un minimum de 3 heures pour réaliser cet exercice (deux étapes d’environ 90 minutes chacune).

→ Groupe de 10 personnes maximum. Réunissez-vous en équipe ou avec les membres de votre concertation par exemple. Au-delà de 10 personnes, réalisez les différentes parties de l’exercice en sous-groupes puis mettez en commun vos réflexions en grand groupe.

→ À faire en amont de la rencontre :

• Imprimez les cartes des principes du vivant et des pistes de solution du site larobustesse.org
• Demandez aux participant∙es de prendre un moment pour identifier les évènements marquants, les grandes réalisations, les constats en lien avec votre plan d’action, vos activités, votre fonctionnement interne, etc. Demandez-leur également d’identifier les imprévus qui sont survenus et qui ont influencé le cours de votre année.

Étape 1 : Ligne du temps

Créez une ligne du temps sur un tableau ou une très grande feuille (deux feuilles de flip collées côte à côte par exemple). Partagez à tour de rôle les éléments notés individuellement. En vous racontant l’année qui vient de passer, quels sont les grands constats ? À chaud, inscrivez les éléments sur la ligne du temps.

– En regard du plan d’action;
– En regard des projets, réalisations, actions réalisées;
– En regard travail en équipe, de la gestion interne, du fonctionnement interne, de la collaboration avec les partenaires, du mode de gouvernance, etc.;
– En regard des imprévus.

1. Questions de départ pour analyser votre année :

Avons-nous su nous adapter aux imprévus ?

Si oui :

• Quelles sont nos marges de manœuvre (en temps, ressources humaines, ressources matérielles, savoirs/connaissances, etc.) ? Comment nous ont-elles permis de faire face aux fluctuations et aux imprévus ?

Si non :

• Quelles sont nos zones de fragilités et de vulnérabilités ?³ Qualifiez vos fragilités (ce qui casse de manière irréversible) et vos vulnérabilités (ce qui se soigne) en vous référant aux cartes «principes du vivant ».

Exemples de fragilités : départ d’un·e employé·e qui détient des connaissances, perte du financement principal, un seul employé par tâche, aucune marge de manœuvre en temps, ressources, etc.
Exemples de vulnérabilités : conciliation famille-travail, employé·es à former, départ à la retraite ou en congé parentalité à venir, financement par projet, employé·es en congé de maladie, etc.

2. Question d’approfondissement  (optionnelle) :

Si on s’interroge sur la santé globale de notre organisation : Comment se porte notre environnement ? Comment se portent les humain·es qui composent notre organisation ainsi que nos collaborateur·rices ?

(la santé de notre territoire et de notre environnement → nourrit notre santé sociale et la santé notre communauté → nourrit la santé humaine)

Étape 2 : Apprentissages et opportunités

Dans un deuxième temps, nous vous invitons à tirer des apprentissages de ce portrait de votre année et à vous projeter vers l’avenir.

À cette étape-ci, utilisez les cartes « pistes de solution » et distribuez-en trois aléatoirement à chaque personne présente.

Les cartes sont là pour vous faire voir autrement ce qu’on considère comme des pertes de temps ou comme des éléments contre-productifs, voire inutiles. Laissez-vous surprendre par de nouvelles idées !

Demandez aux participant∙es de lire leurs trois cartes et de prendre un moment en silence pour réfléchir et répondre à ces deux questions :

1. Si c’était à refaire, que ferions-nous différemment ? Comment pourrions-nous renforcer notre robustesse pour faire face aux imprévus et aux défis qui se sont présentés ?

→ En quoi ces pistes de solutions peuvent nous permettre de soigner nos vulnérabilités, de prévenir nos fragilités ?

2. Quelles sont les opportunités qui se présentent à nous maintenant ? En quoi les défis, les détours, les écarts que nous avons rencontrés peuvent devenir des opportunités aujourd’hui ?

→ En quoi ces pistes de solutions peuvent nous permettre de renforcer nos marges de manœuvre déjà existantes ?

Notez les idées partagées sur un tableau afin d’en faire la récolte. Une personne et une question à la fois, partagez vos constats et tentez de faire des liens entre vos idées.

Ce « bilan robuste » vous permet de regarder plus loin que ce qui a été accompli pour mieux vous projeter dans l’avenir. En observant comment votre organisation a traversé les imprévus, quelles ressources l’ont soutenue et où se trouvent vos marges de manœuvre, vous en tirerez des apprentissages pour vous préparer à mieux accueillir ce qui viendra dans le futur !

Vous testez cet outil ? N’hésitez pas à nous écrire pour nous faire part de vos commentaires et suggestions d’améliorations, ou simplement pour nous partager votre expérience !

Pour aller plus loin

• Besoin d’accompagnement pour faire un exercice de bilan et vous projeter vers l’avenir ? Notre équipe-conseil vous offre un soutien sur-mesure. Contactez-nous pour en discuter.
• Pour en savoir plus sur la robutstesse, écoutez l’épisode de notre balado L’ère du CO sur la robustesse avec Olivier Hamant.

1. Cet article est largement inspiré des travaux d’Olivier Hamant, voir ses ouvrages La troisième voie du vivant, De l’incohérence – Philosophie politique de la robustesse et Antidote au culte de la performance, entre autres. ↩︎
2. Cet exercice est largement inspiré des ressources disponibles sur sur le site : larobustesse.org. On vous invite à aller y jeter un coup d’œil et à vous en inspirer également. On y trouve toutes sortes de pépites d’or! ↩︎
3. La robustesse implique des démarches réversibles et donc la valorisation des vulnérabilités (voir les travaux de la philosophe Cynthia Fleury). La fragilité concerne les objets qui se cassent : irréversibilité. La vulnérabilité concerne les êtres vivants qui se soignent : réversibilité. ↩︎